随着信息技术及信息产业的高速发展， 加强档案电子化与数字化建设， 已成为各地、市政府档案管理部门的共识。与传统档案管理模式相比，电子化档案管理具有立档标准规范统一、保管简单安全、存储成本低而效果好以及检索方便快捷等优点，能有效提高工作效率和档案的利用率。电子化档案管理系统根据功能需要， 一般包括大容量的信息资源数据库、支持大规模并发用户访问的高性能服务器、存储设备、网络设备、安全设备、数字化加工设备、备份设备以及其它支撑设备等。

系统各组成部分及功能概述：
一、数据库服务器
  安装数据库管理，系统，主要存放文本档案。

二、应用服务器
  安装档案管理应用软件，用于档案录入、归档、档案调整、制作目录等。

三、资源服务器
  用于存放档案全文、以图片、声音、视频等文件为主。

四、备份服务器
  安装备份软件服务器端，用于对数据库服务器、应用服务器、资源服务器及其它基础设施服务器的数据备份。

五、大容量存储
  集中存储设备，用以存放数据库数据文件及资源服务器文件。
  根据对政府档案管理系统各部分的功能分析， 汉马智档推出了一套完整的档案管理系统，该系统本着充分理解客户需求的基础上，首先着重满足应用需求，进而考虑节约投资为出发点进行系统设计。 在进行系统规划时，重点考虑了系统的安全性、可扩展性、通用性、可维护性和系统的高性能。同时，一方面尽量采用较先进的技术和产品，另一方面，又保证产品的稳定性，采用较成熟并仍在继续发展的产品和技术，以保证将来系统维护的可行性。